Per stilare un qualunque progetto aziendale e portarlo a termine con successo è fondamentale che poggi da basi solide. Per prima cosa, quindi, bisogna definirli e capire bene di cosa si tratta, a partire dalle componenti che lo costituiscono.

 

Definizione

Il dizionario definisce come progetto «tutto ciò che ci si propone di compiere; l’ideazione di un lavoro o di un’attività; proposito vago o difficilmente realizzabile».

Questi aspetti chiave (proposito, ideazione, attività difficoltà di realizzazione) ma teorici trovano completamento in una definizione più operativa del progetto (dal latino “proiectum”): proiezione di attività, basata su un sistema di energie, vincoli e risorse che, mediante connessioni e iterazioni, permette l’esplicitazione e il raggiungimento di uno o più obiettivi.

Componenti

Obiettivo: la meta (o le mete) raggiungibili o programmate mediante l’attuazione del progetto. Obiettivi e risorse costituiscono dunque il nostro primario sistema di riferimento.

Risorse: umane, organizzative, informative, tecniche e tecnologiche sono gli strumenti che permettono la realizzazione del progetto. Un ruolo importante nella pianificazione del progetto è determinato dall’analisi delle risorse disponibili e dalla strutturazione delle loro relazioni.

Vincoli: possono essere visti come discriminanti all’uso delle risorse. Ad esempio il vincolo di costo è un limite alla risorsa finanziaria o umana (qualità/quantità del lavoro utilizzabile). Un vincolo temporale, inoltre, può essere letto come vincolo sulla gestione e connessione tra risorse.

Organizzazione: è il sistema che permette (mediante assegnazione di ruoli e responsabilità) la buona distribuzione delle risorse in funzione dei vincoli. È importante notare come l’organizzazione non influisca solo sulle risorse umane bensì su tutto il sistema. Segnatevi questa massima del nobel per la Lettaratura Milosz «Mandare avanti un progetto, significa estrarre da sé un’idea in modo tale che essa acquisti una propria autonomia e sia realizzata non soltanto dagli sforzi di chi l’ha originata ma anche da quelli indipendenti dal proprio Io».

Informazioni: una risorsa ma anche un potenziale obiettivo o output di progetto. Basti pensare all’importanza dei sistemi informativi per le aziende, cui fa da contraltare lo sforzo delle aziende fornitrici di razionalizzare e rendere più efficienti i sistemi informativi e di business intelligence.

Attività: sono gli elementi in cui è scomponibile un progetto. L’attività è una parte del progetto ben definita e distinta (anche nel tempo e nello spazio), racchiusa tra un evento inizio ed evento fine, cui è possibile far corrispondere risorse e vincoli specifici.

Fasi: parti “omogenee” del progetto, che consentono di renderlo un’aggregazione di attività simili. Momenti transitori verso il raggiungimento degli obiettivi proposti (es.: industrializzazione > produzione, ecc.).

Responsabilità: definizione e attribuzione delle responsabilità sono il cardine del sistema organizzativo, permettendo di rispondere alle tre domande chiave: Chi fa cosa? Dove lo fa? Come lo fa?

Pianificazione: assieme alla gestione, è l’aspetto maggiormente legato all’idea di progetto, permettendo di razionalizzare obiettivi e risorse del progetto strutturato su attività e fasi. Definisce: date di partenza/termine di ciascuna attività, delle singole fasi e quindi dell’intero progetto; assegnazione delle risorse alle attività; interdipendenze tra attività e fasi del progetto; punti notevoli (pietre miliari o milestone) che determinano la sequenza delle fasi, o semplicemente, l’avanzamento del progetto rappresentato dal verificarsi di un dato evento.

Gestione: consiste nel coordinamento e sviluppo delle risorse assegnate. Un input fondamentale per l’attività di gestione è il risultato della pianificazione.

Verifica e controllo: insieme di strumenti e procedure che attestano lo stato di avanzamento del progetto. In particolare, le principali azioni di questo tipo si basano sul rispetto dei vincoli di tempo e costo, degli obiettivi parziali e delle milestone.

Ovviamente, tali schematizzazioni vanno prese come esemplificazioni di una realtà più complessa. Basti ricordare la centralità di uno strumento come il ciclo di Deming nello sviluppo dei progetti, per dimostrare come, ad esempio, pianificazione gestione e controllo non siano fasi ermetiche come sembrerebbe da questa schematizzazione. Si potrebbe, anzi dire, che la capacità di integrare le diverse componenti di un progetto è di per se un requisito portante del progetto stesso.

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